اختبار خريطة الأتمتة التشغيلية

12 سؤال · دقيقتين

الهدف: تعرف وين تروح ساعات فريقك كل أسبوع — المتابعة اليدوية، تشتت المعلومات، وتكرار الشغل.

بنهاية الاختبار توصلك خريطة الأتمتة (PDF): مستوى شركتك على الخريطة، القيد الأساسي اللي يوقفك، الخطوة الصحيحة التالية، والشغل اللي لازم تتجاهله الحين.

1. كيف يتابع فريقك المهام والمتابعات اليومية؟

من خلال نظام واضح يستخدمه الجميع

غالباً من خلال نظام واحد، مع بعض الرسائل الجانبية

خليط بين واتساب، إكسل، ملاحظات، والذاكرة

لا يوجد نظام واضح؛ الناس يسألون بعض لمعرفة ما يحدث

2. كم مرة تضيع المهام أو متابعات العملاء؟

نادراً

أحياناً، لكن ننتبه لها بسرعة

تقريباً كل أسبوع

بشكل متكرر ويؤثر على العملاء أو المبيعات أو الإدارة

3. كم يوجد شغل يدوي متكرر في فريقك كل أسبوع؟

قليل جداً

عدة ساعات بسيطة

ساعات كثيرة موزعة على الفريق

كثير جداً: تقارير، تحديثات، نسخ بيانات، تذكير، ومتابعات

4. إذا غاب صاحب العمل أو المدير يومين، ماذا يحدث؟

العمل يستمر بوضوح

أغلب العمل يستمر، لكن بعض القرارات تتوقف

العمل يبطئ لأن الفريق يحتاج توجيه

الأمور تتلخبط بسرعة

5. أين توجد معلومات العمل المهمة؟

في مكان واحد واضح وموثوق

أغلبها منظم، لكن بعض الأشياء متفرقة

موزعة بين واتساب، إكسل، الإيميل، ورؤوس الموظفين

لا أحد يعرف بالضبط أين توجد كل المعلومات

6. كيف يتم إعداد التقارير؟

تلقائياً أو بمجهود بسيط جداً

يدوياً غالباً، لكنه مقبول

يدوياً كل أسبوع أو شهر ويأخذ وقتاً واضحاً

متعب، متأخر، غير ثابت، أو يعتمد على شخص واحد

7. ما مدى سهولة معرفة ما يعمل عليه كل شخص في الفريق؟

سهلة جداً

سهلة إلى حد ما

أحتاج أن أسأل الناس مباشرة

غالباً لا أعرف إلا بعد ظهور مشكلة

8. كيف تتعاملون مع الطلبات المتكررة من العملاء أو داخل الفريق؟

لدينا عملية واضحة أو قوالب جاهزة

لدينا بعض القوالب لكنها غير مستخدمة دائماً

الناس يعيدون كتابة أو تنفيذ نفس الأشياء كثيراً

كل طلب كأنه يبدأ من الصفر

9. كم من القرارات اليومية لها قاعدة مكتوبة يستطيع الفريق اتباعها بدونك؟

أغلبها مكتوب وواضح

بعضها مكتوب، والباقي يعتمد على الخبرة

القليل جداً مكتوب

كل قرار يرجع إليّ

10. إذا أردت تحسين عملية واحدة غداً، هل يمكنك رسمها بوضوح؟

نعم بسهولة

غالباً نعم، مع بعض الجهد

سنحتاج وقتاً لفهم العملية الحقيقية

لا، العملية موجودة غالباً في رؤوس الناس

11. كم وقت تقضي الإدارة في مطاردة التحديثات والمتابعات؟

وقت قليل جداً

بعض المتابعات خلال الأسبوع

متابعة يومية مطلوبة

المطاردة المستمرة أصبحت جزءاً من العمل

12. عندما يحدث شيء غير معتاد، من يقرر؟

الفريق يقرر داخل حدود واضحة

الفريق يقرر ثم يخبرني

العمل يتوقف حتى أرد عليهم

كل شيء غير معتاد يصل إليّ، وأغلب العمل غير معتاد